ХАРАКТЕРИСТИКА  ТА  ОСНОВИ  ДІЛОВОДСТВА

 Діловодство – це документальне оформлення роботи установ і фірм.

Установи та фірми фіксують свою роботу в службових документах: звітах, планах, діловій кореспонденції, наказах, протоколах тощо.

Операції, пов'язані з обробкою документів, поділяють на 2 різновиди:

а) документування – це створення документів, у яких відображається робота установи або фірми;

б) документаційне забезпечення – це  робота з готовими документами, створеними установою або отриманими ззовні: прийом, реєстрація, розподіл, контроль виконання, формування документів і підготовка їх до здавання в архів тощо.

У практиці роботи установ і фірм визначені три системи роботи з документами:

¨       централізована система – усі операції з документами виконують в одному структурному підрозділі (канцелярії), застосовують в установах з великим документообігом; цю систему застосовують і для фірм з малим документообігом, коли всі роботи з документами виконує секретар;

¨       децентралізована система – усі операції з документами виконують у структурних підрозділах;

¨       змішана система – частину операцій по роботі з документами проводить секретар (прийом, відправлення), а обробку, формування та зберігання справ здійснюють у підрозділах.

ПИТАННЯ  ДО  ТЕМИ

1 Що таке діловодство?

2 На які операції поділяють діловодство?

3 Що таке документування?

4 Що таке документаційне забезпечення?

5 Скільки систем є в діловодстві?

6 Назвіть складові частини централізованої системи обробки документів.

7 В яких підрозділах використовують децентралізовану систему обробки документів?

8 Назвіть складові частини змішаної системи обробки документів.