РОБОТА  СЕКРЕТАРЯ  З  ІНФОРМАЦІЄЮ

      1 Залежно від кола питань, які вирішує керівник, у нього виникає потреба в ознайомленні й роботі з відповідною інформацією. Секретар повинен допомагати керівникові орієнтуватися в інформаційних надходженнях, знаходити, обробляти їх,  в разі потреби готувати інформаційно-оглядові реферати.

2  Робота, пов’язана з пошуком необхідної інформації, містить:

·        ознайомлення з публікаціями у відповідних (профільних) журналах з даної проблеми;

·        перегляд статей, які містять інформацію для керівника щодо виробничої діяльності, науково-технічні результати;

3 Найбільш  важливі місця в статтях слід підкреслювати або перекладати закладками.

4 Перелік переглянутих статей рекомендовано складати за такою формою:

5 В міжнародній практиці найбільш поширені два способи обробки інформації.

         Перший спосіб

1 Секретар брошурує ксерокопії всіх потрібних статей разом зі списком літератури.

1.1          Головні думки, цікаві факти, приклади можна підкреслити кольоровими маркерами.

        1.2 В журналах з бібліотеки позначки та підкреслення не роблять, потрібні місця зазначають за допомогою закладок.

        1.3 Витяги зі статей оформлюють  за допомогою ПК.

2       Вкладає матеріали до теки та кладе на стіл керівникові.

         Другий спосіб

Складають інформаційно-оглядовий реферат за таким  планом:

1 ВСТУП

1.1 Загальна назва реферату.

1.2  Список статей із зазначенням авторів та відомості про видання.

2 ОСНОВНА ЧАСТИНА

2.1  Мета огляду.

2.2  Конкретні цифри, приклади, факти, які можуть бути використані  керівником в практичній діяльності.

2.3 Висновки авторів статті.

Працюючи над рефератом, секретар повинен пам’ятати:

·        не слід вносити до реферату доповнення від себе;

·        не слід полемізувати відносно змісту статті;

·        не слід викладати свою точку зору на питання, що вивчаються;

·        слід уникати повторів, складних речень, вживання в тексті слів іншомовного походження;

·        реферат може бути доповнений таблицями, схемами, графіками.

Рекомендації для секретаря:

В повсякденній роботі секретар повинен щоденно добирати та фіксувати в щоденнику факти, які можуть зацікавити керівника.  

        Керівникові слід надавати тільки перевірену, достовірну інформацію. З метою перевірки інформації секретар може звернутись до бібліотеки установи або до компетентних осіб з даного питання.

        Крім роботи з профільними журналами секретар переглядає матеріали періодичної преси, добирає ті, які відповідають певній тематиці.

        Секретар повинен постійно тренувати свою пам’ять, приділяючи для цього 20-25 хв. щоденно. Найбільш сприятливий час для цього до 12.00 та після 17.00.

        Під час запам’ятовування нової інформації потрібно не просто “кидати” її до схову пам’яті як прийдеться, а в кожному окремому випадку слід зв’язати її з вже існуючою інформацією з цього питання. З загального інформаційного потоку слід вибирати тільки найбільш суттєві дані.

        Навантажувати пам’ять переліком щоденних справ не слід. Для цього потрібно користуватися щоденником, записником тощо.

Питання до теми 

1 В чому полягає робота з пошуком інформації?

2 Які є способи обробки інформації?

3 В чому полягає перший спосіб обробки інформації?

4 В чому полягає другий спосіб обробки інформації?