ДОКУМЕНТИ  ПО  ОСОБОВОМУ  СКЛАДУ

 Автором документів особового характеру є сам укладач. Він визначає і форму документа.

1 Заява - документ, який адресують керівникові установи. Його складають у вигляді прохання за довільною формою. Для оформлення заяв про надання відпустки, про звільнення з посади, про переведення на іншу роботу використовують трафаретні бланки.

Заяви бувають прості й складні (складна заява містить додаток);

Реквізити: адресат, відомості про заявника, назва виду документа (ЗАЯВА), текст, перелік додатків, дата та підпис.

2  Резюме - документ, який містить стислий зміст біографічних відомостей особи для працевлаштування в комерційну або інофірму.

Резюме складають із таких частин: особисті дані, освіта, досвід роботи, додаткова інформація, рекомендації з прізвищами й телефонами, дата та підпис.

3  Особовий листок з обліку кадрів - документ, який містить перелік біографічних відомостей працівника, його освіту, трудовий стаж, сімейний стан, військовий облік тощо. Особовий листок заповнюють від руки. Оформлюючи цей документ, необхідно мати: паспорт, трудову книжку, військовий квиток, диплом про освіту тощо.

4  Особова карта - документ, призначений для аналізу складу й обліку пересування кадрів, зберігається в відділі кадрів у сейфі, в окремій картотеці, складеній в алфавітній послідовності. Заповнюють особову картку рукописним або машинописним способом на підставі документів, які має працівник.

        Особова картка містить: анкетні дані працівника, відомості про освіту, роботу, сімейний стан, військовий облік.  На зворотній сторінці подають відомості про призначення і пересування з посади на посаду, про надання відпусток, додаткові відомості, дату та причину звільнення з роботи.

5 Автобіографія – документ, в якому автор у хронологічній послідовності подає основні події свого життя. Оформлюють автобіографію на чистому аркуші паперу або трафаретному бланку, коли влаштовуються на роботу чи приступають до навчання. Всі відомості про себе викладають у розповідній формі від першої особи.

        Існують два види автобіографії:

1) автобіографія-розповідь, яку складають в довільній формі;

2) автобіографія-документ, в якій точно викладають факти.

        В автобіографії-документі наводять такі відомості:

·        назва виду документа (АВТОБІОГРАФІЯ);

·        прізвище, ім’я, по батькові автора;

·        число, місяць, рік народження;

·        місце народження;

·        соціальне походження;

·        відомості про батьків (прізвище, ім’я, по батькові, дати народження, де й ким працюють; якщо не працюють, то зазначити останнє місце роботи; вказують, що тепер не працюють або на пенсії);

·        освіта та спеціальність за дипломом;

·        трудова діяльність;

·        останнє місце роботи (місце навчання), посада;

·        нагороди та заохочення;

·        участь у громадському житті;

·        сімейний стан і склад сім’ї;

·        паспортні дані, домашня адреса й номер телефону.

        Під текстом проставляють дату складання автобіографії (ліворуч) та підпис (праворуч).

        Автобіографію зберігають в особовій справі.

        Якщо автобіографію пишуть на трафаретному бланку, то висвітлюють деякі додаткові питання: судимість, участь у воєнних діях тощо.

6 Характеристика - документ, у якому дають оцінку діловим і моральним якостям працівника.

Реквізити:  назва документа, текст, дата, підпис, печатка установи.

Текст поділяють на чотири частини, які логічно поєднуються між собою.

1 частина - анкетні дані, що йдуть за назвою документа, де зазначають прізвище, ім’я та по батькові, посаду, рік народження, національність, освіту (ці дані прийнято розташовувати стовпчиком справа);

2 частина - дані про трудову діяльність (фах, тривалість роботи на цьому підприємстві або в організації, просування по службі, рівень професійної майстерності тощо);

3 частина - власне характеристика, де розглядається ставлення до роботи, підвищення професійного і наукового рівня, стосунки у трудовому колективі. Тут же міститься згадка про урядові винагороди або заохочення.

4 частина - висновки, де вказують призначення характеристики.

        Текст характеристики викладають від третьої особи. Підписи у цьому документі засвідчують гербовою печаткою.

Характеристику видають працівникові на руки або з його відома надсилають до установи, підприємства, які її затребували.

7 Доручення - це письмове повноваження, що видається установою або окремою особою іншій для подання третій особі або установі при здійсненні

якихось юридичних дій: одержанні певних грошових коштів або матеріальних цінностей.

        Доручення бувають особистого і службового характеру в залежності від того, хто оформлює повноваження.       

Особисте доручення - складається довільно, як правило, від руки. Доручення містить передачу прав іншій особі на одержання коштів, матеріальних цінностей, переказу тощо.

Реквізити:

-  найменування документа;

-  прізвище, ім’я та по батькові довірителя;

-  прізвище, ім’я та по батькові довіреної особи (кому видане);

-  точне зазначення доручених дій (зміст);

-  назва установи, де повинні бути виконані доручені операції;

-  підпис довірителя;

-  дата видачі;

-  посада і підпис особи, що посвідчила підпис довірителя;

-  дата засвідчення підпису останнього;

-  гербова печатка.

Службові доручення - видають особам на одержання грошових, товарно-матеріальних цінностей, здійснення господарських, транспортних операцій тощо.

Для юридичної повноцінності документа слід указувати термін дії доручення. Видають на строк до трьох років. Якщо строк не позначений, документ зберігає силу протягом одного року з дня його видачі.

При одержанні за дорученням грошей або матеріальних цінностей необхідно подати паспорт або документ, який його замінює.

8 Розписка - документ, який засвідчує одержання цінностей (коштів, документів, матеріалів, обладнання). Розписка може бути приватного або службового характеру.

Розписку складають довільно. Вона має такі реквізити:

·        найменування документа;

·        посада;

·        прізвище, ім’я та по батькові особи, яка дає розписку;

·        дата;

·        підпис.

Одержану суму коштів зазначають цифрами, далі в дужках - прописом. У цьому документі не припускають ніяких помилок або закреслень, виправлень. Усі вільні місця, перш за все поміж текстом і підписом, необхідно закреслити.

Складають розписку в одному примірнику. Зберігають нарівні з грошовими і цінними паперами. Іноді в розписці вказують свідків, у присутності яких вона написана. У цьому випадку свідки повинні поставити на розписці свій підпис.  

Приклад заяви

Приклад резюме

Доручення

Розписка

Заповнення особового листка з обліку кадрів

Працівник, який заповнює особовий листок, зобов’язаний про всі наступні зміни (освіти, присвоєння вченого ступеня, звання та ін.) повідомляти за місцем роботи для внесення цих змін у його справу.

Особовий листок є одним з основних документів особової справи і являє собою перелік біографічних даних працівника: освіту, його роботу в минулому, відношення до військової служби, сімейний стан.

Особовий листок з обліку кадрів працівник заповнює власноруч без підчисток та виправлень чорнилами або кульковою ручкою. Записи пишуть розбірливо, без невстановлених скорочень. На всі поставлені питання необхідно давати повні відповіді.

Для заповнення особового листка потрібні такі документи:

·        паспорт;

·        трудова книжка;

·        військовий квиток;

·       документи про освіту, а також, в разі наявності, документи вищої атестаційної комісії щодо присвоєння  вченого ступеня чи звання, документи про винаходи тощо.

Типова особова картка

ПИТАННЯ ДО ТЕМИ

1 Охарактеризуйте заяву.

2 Які є вимоги до тексту резюме?

3 Що собою уявляє особовий листок по обліку кадрів?

4 Які відомості наводять в тексті автобіографії.

5 З яких частин складається текст характеристики?

6 Які  існують види доручень?

7 Назвіть  реквізити особистого доручення.

8 Які є правила оформлення розписки?