Діловодство. На русском: Деловодство.   Додати до Обраного   Зробити Стартовою
  Головна

ФОРМУВАННЯ  СПРАВ

       1 Формування справ – це групування документів і підшивка їх у папки згідно НС.

       2 На початок  нового року розробляють або переглядають номенклатуру справ і готують папки для нових справ згідно  НС, затвердженої керівником установи та узгодженої з архівною установою.

       3 На теках  мають бути розміщені такі реквізити:

·        назва установи;

·        назва структурного підрозділу;

·        заголовок справи (назва справи згідно  НС);

·        номер справи;

·        дата (початок і кінець);

·        кількість сторінок;

·        термін зберігання.

        4 У справи  підшивають документи, виконані протягом одного календарного року, в яких проставлені всі реквізити. Перш ніж підшити документ, потрібно перевірити наявність підписів, дат, індексів, позначки про виконання.

        5 Документи постійного та тимчасового зберігання підшивають окремо. Документи, що переходять на наступний рік, групують окремо. Кожна справа за обсягом не повинна перевищувати більше ніж 250 сторінок.

        6 Накази з загальної діяльності формують у справи окремо від наказів по особовому складу.

        7 Додатки  до документів великого обсягу підшивають в окремі томи, а невеликі за обсягом приєднують до тих документів, яких вони стосуються.

        8 Плани,  звіти, кошториси  підшивають окремо від проектів цих документів.

        9 Рекомендовано  дотримуватися хронології або алфавітної послідовності щодо формування справ.

       Наприклад:

      а) при формуванні документів по особовому складу краще дотримуватись алфавітної послідовності;

      б) службові листи  необхідно зберігати в хронологічній послідовності, систематизуючи їх таким чином, щоб за листом-запитом був вкладений лист-відповідь;

      в)  розпорядчі документи – в нумераційній послідовності.

        10  Заключний  етап роботи з документами полягає у підготовці справ до здачі в архів для їх подальшого зберігання.

        11 В структурних підрозділах  справи зберігають протягом року після їх формування для подальшої роботи з ними і тільки після цього їх здають в архів.

 

Питання до теми

 

1 Що таке формування справ?

2 Які реквізити повинні бути розміщені на папках?

3 Яким чином підшивають документи у справу?

4 Якої послідовності треба дотримуватись під час підшивання документів у справу?

Головна | Контакти

Знакомства | Женский форум | Дом в деревне Rambler's Top100

© 2000-2013 Юлія Сержан