ОФОРМЛЕННЯ ПРИМІТОК, ДОДАТКІВ ТА ПІДСТАВ

Примітка - це додаткове пояснення до тексту.

1 Слово „Примітка” пишуть малими літерами від лівого поля. В кінці слова ставлять крапку (якщо одна примітка) або двокрапку (якщо декілька приміток).

2 Від тексту до слова «Примітка» – два інтервала.

3 Текст примітки пишуть через один інтервал стовпчиком.

4 Якщо приміток декілька, їх нумерують арабськими цифрами й відокремлюють між собою двома інтервалами.

Наприклад:

ВІДОМОСТІ ПРО ОГОЛОШЕННЯ

Текст оголошення формулюють коротко й точно в усній чи письмовій формах (по радіо, телебаченню; екстренні оголошення інколи по селекторному зв’язку). В оголошенні після заголовка зазначають час, дату, місце проведення заходу, його назву, порядок денний (якщо це засідання). В разі необхідності вказують адресу.

Примітка. Оголошення - це офіційне повідомлення, оповіщення, інформація про масовий захід: про час і зміст проведення нарад, засідань, зборів; про виконання якоїсь роботи; про можливість обійняти вакантну посаду через участь у конкурсі; про час проведення концерту, конкурсу, цікавої й важливої зустрічі; про захист дипломної роботи чи дисертації на здобуття вченого ступеня; про підприємницьку діяльність тощо.

ПРО ХАРЧУВАННЯ ДИТИНИ

Т е к с т (Інформація про харчування дитини)

Примітки: 1 Необхідно враховувати індивідуальне сприйняття дитиною деяких видів їжі.

2 Під час складання меню дитини необхідно керуватися рекомендованим меню для дітей різних вікових категорій.

Додаток - це доповнення тексту довідковими матеріалами (довідки, таблиці, креслення, копії документів тощо). Оформлюють аналогічно примітці. В кінці слова „Додаток” завжди ставлять двокрапку.

Приклад заяви з додатком:

Директорові Українського
державного НВЦ
метрології та стандартизації
п.Бондаренку М.В.

Коваленко Олени Михайлівни,
яка мешкає за адресою:
вул.Турівська, 21, кв.45, Київ, 04072

ЗАЯВА

Прошу Вас зарахувати мене на посаду інженера стандартизації відділу № 2.

У 1999 р. я закінчила Національний технічний університет „Київський політехнічний інститут” зі спеціальності інженер-метролог.

Додаток: 1 Автобіографія.

2 Копія диплому про вищу освіту.

3 Трудова книжка.

02.01.2007 підпис О.Коваленко

Приклад службового листа з додатком:

Директорові книжкового
магазину № 124 м.Києва
п.Поляковій П.Л.

Шановна Поліно Леонідівно!

На Ваше прохання надсилаємо плани-проспекти видавничого центру „Академія” на 1 півріччя 2008 року.

Після детального ознайомлення з ними Ви можете замовити нам потрібну кількість певних номінацій книг за ціною видавництва.

З повагою до Вас і сподіванням на нашу подальшу взаємовигідну співпрацю.

Додаток: плани-проспекти на 3-х арк. у 2-х пр.

Директор видавництва підпис Б.Г.Шаповал

Підстава - це інформаційний матеріал (факти, причини), на підставі якого складають документ (накази, акти тощо).

1 Підставу оформлюють після тексту документа (в наказах) та перед текстом (в актах).

2 Слово „Підстава” завжди пишуть в однині. В кінці слова ставлять двокрапку.

3 Оформлюють аналогічно додаткам.

Приклади написання підстави в акті:

АКТ

10.06.2007 № 17

м.Київ

Передавання матеріальних цінностей

Підстава: наказ № 9 від 6 червня 2007 року.

Складено комісією у складі: голова комісії - завідувач кафедри Козак Г.В.

Члени комісії: старший лаборант кафедри Мартиненко Л.С.,

доцент Сомов В.В.,

асистент Петров С.Л.

Присутні: доцент кафедри Петров М.І.

10.06.2007 р. комісія перевірила наявність матеріальних цінностей у кабінеті й вирішила передати Петрову М.І. такі матеріальні цінності:

§ Магнітофон „Яуза 5”

§ Діапроектор „Альфа”

§ Кодоскоп

Складено у трьох примірниках:

1-й прим. - до бухгалтерії;

2-й прим. - кафедрі;

3-й прим. - факультету.

Голова комісії Г.В.Козак

Члени комісії Л.С.Мартиненко

В.В.Сомов

С.Л.Петров

НАКАЗ

28 червня 2007 № 25-вк

м.Київ

Про надання відпустки Петрову В.Ю.

НАДАТИ:

Петрову Віктору Юрійовичу, доценту кафедри економіки, чергову відпустку з 1 липня 2007 року на 28 календарних днів.

Підстава: 1 Графік відпусток

2 Заява Петрова В.Ю.

Ректор університету О.Тараненко

ПИТАННЯ ДО ТЕМИ

1 Що таке примітка?

2 Якою є відстань від тексту до примітки?

3 Що таке додаток?

4 Якою є відстань поміж додатками?

5 Що таке підстава?

6 В яких документах оформлюють підставу?